domingo, 8 de mayo de 2011




¿Es mi investigación un proyecto Factible?
Nuestro proyecto de investigación si es Factible ya que tenemos el conocimiento y la capacidad  para realizar un manual de normas y procedimientos en el área de División de Registro y Control de la Oficina de R.R.H.H, el cual será realizado por nosotros los investigadores y será entregado a el Ministerio del Poder Popular Para Las Relaciones Interiores y Justicia solucionando y satisfaciendo la debilidad que presenta este ente público.
¿Estoy haciendo una investigación Etnográfica?
El proyecto de investigación si es etnográfico ya que nosotros los investigadores interactuamos con los analistas del área de División de Registro y Control de la oficina de R.R.H.H y detectamos que existía una problemática que era la falta del manual de normas y procedimientos y de esta manera pudimos desarrollarlo con la ayuda de los analistas y el intercambio de información.
¿Estoy siguiendo los pasos de la Investigación - Acción?
Contexto situacional: diagnosticamos la problemática que existía y de esta manera llegamos a la conclusión de realizar un manual de normas y procedimientos para darle solución al faltante que tenían en el área de Registro y Control en R.R.H.H.
Generalmente colaborativo: nosotros los investigadores trabajamos en equipo y de esta manera los analistas nos ayudaron dándonos la información necesaria para la realización de nuestro proyecto de investigación.
Participativa: como investigadores tomamos la mejor alternativa para realizar nuestra investigación y colaborar con los analistas del Ministerio del Poder Popular Para Las Relaciones Interiores y Justicia.
Auto – evaluativa: nuestro proyecto fue modificado a medidas que íbamos avanzando para lograr el objetivo final.
Acción – Reflexión: nuestro proyecto de investigación al ir realizándolo íbamos acumulando las evidencias que veíamos en las debilidades que existían y de esta manera mejorando el enfoque de la problemática dando la mejor solución a este.
Proceso paso a paso: el proyecto de investigación lo íbamos realizando a medida que íbamos recolectando ideas con los analistas del área de Registro y control en R.R.H.H.
Proceso interactivo: las entrevistas realizadas nos ayudaron a reforzar nuestra investigación y así mejorar la problemática que existía realizando un manual de normas y procedimientos.
Feedback continuo: al realizar paso por paso hicimos las modificaciones hasta llegar al resultado final.
Molar: analizamos el contexto para que nuestra investigación fuese factible.
Aplicación inmediata: la problemática se detecto y aplicamos la realización de un manual de normas y procedimientos para la solución inmediata.
¿Soy un investigador participante, o un simple observador?
Somos investigadores participantes ya que interactuamos con los responsables de la unidad donde estamos llevando a cabo dicha investigación en el área de Registro y Control en la oficina de R.R.H.H.
¿La investigación se basa en la recolección de los datos y las fuentes de forma documental?
Si se basa ya que de esta manera pudimos hacer nuestro proyecto de investigación a través de las entrevistas realizadas a los analistas facilitándonos la información necesaria.
¿La Investigación es Cualitativa o Cuantitativa?
Es una investigación cualitativa ya que al detectar la problemática que existía en el área de Registro y Control en la oficina de R.R.H.H en el Ministerio del Poder Popular Para Las Relaciones Interiores y Justicia, decidimos realizar un manual de normas y procedimientos para que los analistas puedan hacer uso de este y su labor sea eficaz.



PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Entre los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, se destaca lo relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en las unidades administrativas, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la práctica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo personal, y representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.

A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeño mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitando la capacitación de nuevos empleados, proporcionando una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto.

En este sentido las organizaciones con visión futurista, están en la búsqueda constante de mejorar cada día los procedimientos que ayudan a la completa realización de funciones a cabalidad y dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los más utilizados como son los manuales.

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable.

La finalidad de los manuales es permitir plasmar la información clara, sencilla y concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de la organización, mediante cursos de acción cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.

En Venezuela para las empresas es una necesidad establecer manuales administrativos; Ya que las organizaciones han progresado con el hecho de simplificar con esta herramienta de control la manera de realizar sus labores.

EL Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia (M.P.P.R.I.J) se encuentra ubicada en la Avenida Urdaneta, esquina Platanal. Caracas - Venezuela. Se  dedica a garantizar la seguridad y protección integral de los ciudadanos contra hechos delictivos, accidentes y calamidades. Velar por la seguridad del Estado protegiendo la estabilidad y funcionamiento de las instituciones democráticas. Promover la seguridad jurídica de la población a través de los órganos encargados de la administración de justicia, registros y notarías, documentos, identificación y derechos humanos de los ciudadanos. Incentiva el proceso de descentralización y el uso eficiente de los recursos financieros del Estado, estableciendo relaciones políticas y administrativas con órganos del poder regional y municipal. Velar por los derechos políticos y civiles de los venezolanos. Estimular el proceso de aprobación de leyes ante la Asamblea Nacional. Coordinar el ceremonial y protocolo en el cual participe el Presidente de la República, altos representantes de los poderes públicos y personalidades del país y otras naciones del mundo.

Para el desarrollo de cada una de las tareas, este organismo relaciona estructuralmente sus direcciones internas que a su vez tienen divisiones, con los entes adscritos como registros y notarias, Servicio Administrativo de Identificación, Migración y Extranjería, protección Civil, CICPC, la Oficina Nacional Antidrogas, etc. Cada una con sus funciones inherentes y particulares que trabajan mancomunadamente  para un solo fin.

Desglosando la estructura organizativa, la cual es vertical, por representar con toda facilidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan, según su jerarquía, de arriba abajo en una graduación jerárquica descendente. Para identificar el área de estudio, comenzaremos con el Despacho Ministerial, pasamos al nivel de apoyo donde se encuentra, entre otras, Dirección General de la Oficina de Recursos Humanos, la misma está compuesta por las siguientes Direcciones: la de Bienestar social, la de Capacitación y Desarrollo y la de Administración de Personal, esta última esta integrada por dos Divisiones especificas; la División de Tramites y Pasivos Laborales y la División de Registro y Control, que se encarga de Aplicar los controles y normas disciplinarias previstas en las Normas y Leyes Nacionales y el registro, control y estadísticas de los gastos de personal, así como la administración y aplicación del contrato  colectivo de trabajo, con el fin de llevar a cabo un buen funcionamiento de la administración  de personal en la organización. La División de Registro y Control de Personal tiene como objetivo  la tramitación de todo lo referente a los movimientos de personal, tales como: nombramiento, ascensos, destituciones, renuncias, cambios de datos, permisos, otorgamientos y liquidación de vacaciones, horas extras etc., todo ello con el fin de mantener los adecuados registros de gastos que estos movimientos impliquen. Esta ultima División esta compuesta por un Área de Presupuesto de Nómina, que se encarga del proceso de solicitud y la justificación del pago de nominas del personal que labora en dicho organismo en general, cuyo proceso  sistemático no esta registrado formalmente como lo demanda legalmente los procedimientos administrativos. Lo que trae como consecuencia que los (as) analistas  no tengan un documento físicamente estructurado que les sirva patrón o guía secuencial, donde refleje las actividades y pasos necesarios para la realización de los procedimientos internos de la División de Registro y Control; A través de las herramientas informáticas, como el Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF), aparte del Sistema de Gestión Financiera de los Recursos Humanos (SIGEFIRRHH), los cuales facilitan el ingreso de la información para procesar las nominas y para solicitar los recursos para el pago de la misma. Dicha situación de carencia administrativa y procedimental, es la necesidad que se presenta en la División de Registro y Control, en el área de Presupuesto, al no poseer un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos para un proceso específico, el cual es la Solicitud de Recursos para el Pago de la Nómina, y que es de gran importancia su existencia física como documento formal, y ordenada como patrón sistemático a seguir de modo que sea de común conocimiento y manejo por los empleados del área, donde se reflejen las actividades de los procedimiento que los mismos ejecutan.

La problemática anteriormente descrita genera lo siguiente:
.- Que no exista un respaldo en físico que contenga las actividades y los procedimientos desarrollados por los analistas dentro de la División de Registro y Control.
.-Que en futuros ingresos de empleados o analistas, los cuales opten por realizar dichos funciones y procedimientos, no tengan un complemento teórico, aparte de la inducción práctica, para ayudarlos a ejecutar los pasos y actividades.

A raíz de la problemática se enfocan las siguientes interrogantes:

  1. ¿Cómo mejorará el desempeño de cada Analista con la aplicación de un manual de normas y procedimientos administrativo?

  1. ¿Por que es necesario que los procedimientos se cumplan siguiendo un orden sistemático para la Solicitud de Recursos para el Pago de Nómina?

  1. ¿En qué se beneficia la División de Registro y Control, con la elaboración de un manual de normas y procedimientos administrativos?


JUSTIFICACIÓN

Justificación de la Investigación

La importancia de los manuales de procedimientos administrativos a través de una mirada retrospectiva a la administración permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros de la organización. Este conjunto de actividades responde a la esencia del procedimiento administrativo, lo que va a permitir realizar a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma. Al mismo tiempo la compenetración y reafirmación de estos procesos, está orientado al autodesarrollo de las personas, las comunidades y sus organizaciones, lo cual implica prácticas responsables y autogestionarias por parte de los involucrados, tal como lo expresa el Proyecto de Desarrollo Económico y Social de la Nación en dos de sus ejes, La Nueva Ética Socialista, que expresa la refundación de los valores dentro de la sociedad, siguiendo patrones de conducta; en el caso de la administración pública, para ejecutar y alcanzar el logro de objetivos dentro de los parámetros organizacionales, trabajando apegados a los principios y valores fundamentales, de manera de evitar corrupciones y desviaciones funcionales dentro de su estructura como órgano público. el otro eje de desarrollo es el de La Suprema Felicidad Social, que enuncia la reafirmación y transformación de la funcionalidad y operatividad, para lograr transformar las organizaciones, apoyándolas para hacerlas más participativas, organizadas y estratégicamente mejor estructuradas, lo cual genera, que se cumplan con los principios de pluralidad, accesibilidad, equidad, celeridad y responsabilidad al momento de la prestación de servicios a la comunidad, de modo que se alcance una mayor inclusión social.

Lo interesante del siguiente manual de procedimientos administrativos de solicitud de recursos para el pago de nómina, Es que busca contribuir con el desarrollo y crecimiento de la Dirección Genreal de la Oficina de R.R.H.H., estructurando y desarrollando los procesos de manera sistemática, para mejorar la eficacia y eficiencia en la realización de los procesos. Así mismo, para la División de Registro y Control, en el área de Presupuesto, es indispensable, ya que le permitirá contar con una herramienta para obtener información rápida y oportuna, ya que con el mismo, se lleva el control en cada uno de las acciones y pasos del procedimiento de la solicitud de recursos para el pago de nómina. Igualmente; para el analista resulta beneficioso porque le permite mejorar sus funciones para tratar de realizarlas eficazmente. Conociendo cada uno de los pasos ejecutados al momento de solicitar los recursos. De este modo, se espera con la implantación de este manual que los nuevos empleados complementen sus conocimientos prácticos con un documento formal, estructurado y sistematizado del procedimiento dentro de la División de Registro y Control.


Justificación del Proyecto

Nuestro proyecto se justifica que luego de realizar una revisión en los procedimientos que realiza la División de Registro y control, dentro de la Oficina de Recursos Humanos del Ministerio del Poder Popular Para Las Relaciones Interiores y Justicia para la solicitud de los recursos necesarios para el pago de la nomina, nos planteamos realizar un manual de normas y procedimientos que le permita al personal asignado, apoyarse en los pasos a seguir para el cumplimiento de los procesos, al mismo tiempo que sirva de guía para los nuevos ingresos de personal a la división.

Con este proyecto a realizar se estaría cumpliendo con uno de los requisitos para nuestro perfil académico, que permita a los alumnados optar  por el título de Técnicos Superiores Universitario en Administración. Al mismo tiempo, que sirva de guía para el resto de la comunidad estudiantil. De esta manera diagnosticamos, diseñamos y desarrollamos, alternativas dentro de las áreas administrativas, para suplir y mejorar los procesos que presentes deficiencias o necesidades.


LIMITACIONES DE LA INVESTIGACIÓN

Limitaciones de los investigadores:

Anteriormente los investigadores no contaban con facilitador para la asignatura, lo que llevo a un atraso significante en la investigación.

Un factor limitante de suma importancia es el tiempo, ya que se dispone de muy poco para elaborar y presentar la investigación.


Los investigadores sólo tienen acceso al Ministerio del Poder Popular para Relaciones Interiores y Justicia en reducidas horas de la tarde, por que deben asistir, por las mañanas, al cumplimiento del servicio comunitario.


Limitaciones de la investigación:

Se interrumpen las actividades laborales de los analistas, al momento de las visitas, por el levantamiento de información para el diseño del manual. 

Por los servicios públicos que se prestan dentro del ministerio, hay mucha fluidez de personas, por lo cual los investigadores deben hacer colas para ingresar a la entidad, mediante procesos rutinarios de seguridad aplicados al público en general.


DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

Esta investigación que está basada en el diseño de un Manual de Normas y Procedimientos administrativos de la solicitud de recursos para el pago de nómina, se lleva a cabo en el Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia, específicamente en el Área de Presupuesto de nómina, en la División de Registro y Control, Dirección General de la Oficina de R.R.H.H., la cual se encuentra en el piso 10, donde trabajan un total de 32 personas, quienes reúnen ciertas características, como lo es el factor social, en donde se evidencia que un 80% del personal que trabaja en el área de Presupuesto, poseen estudios universitarios, al grado de licenciaturas y Técnicos Superiores Universitarios, abocados al tema presupuestario, el otro 20% de los analistas han adquirido la experiencia en trabajos anteriores de base de datos y registro. En esta área son 4 los analistas encargados de realizar las solicitudes de los recursos para el pago de la nómina, y quienes nos brindan la información necesaria a través de entrevistas no dirigidas. La investigación puede tener una aplicación futura a otros departamentos del M.P.P.R.I.J que tampoco cuenten con manual de procedimiento para sus operaciones. 

RELACIÓN DEL PROYECTO CON LAS LÍNEAS ESTRATÉGICAS DEL PLAN NACIONAL SIMÓN BOLÍVAR.

El plan nacional es una herramienta de planeación a futuro, que es diseñada e implementada por el ejecutivo nacional y su gabinete de ministros; que permita planificar, prevenir, de manera estructurar, un conjunto de estrategias y políticas, dentro de un marco de necesidades o debilidades por resolver y controlar, que afectan directa e indirectamente las políticas de estado de salud, vivienda, educación, seguridad, económicos, entre otros muchos, y que al mismo tiempo, deterioran o disminuyen el funcionamiento de los procesos administrativos internos. La planeación a futuro, permite el enfoque general, para el reforzamiento de los principales valores de la sociedad, haciendo crecer el sentido de pertenencia, la identidad nacional, los principios, los derechos y deberes de nuestros ciudadanos, para con nuestra nación, de modo que nos permita crecer mancomunadamente y de manera corresponsal.

Bajo los lineamientos del Plan nacional 2007-2013, es necesario vincular la investigación dentro de dichos ejes de ejecución. Para identificar el apego social y jurídico de los conocimientos adquiridos dentro de los períodos académicos, prontos a culminar, para la obtención de un título de Técnicos Superiores Universitarios. Los lineamientos o ejes del Proyecto Nacional son los siguientes: Nueva Ética Socialista, Suprema Felicidad Social, Democracia Protagónica y Revolucionaria, Modelo Productivo Socialista, Nueva Geopolítica Nacional, Venezuela: Potencia Energética Mundial, y por último la Nueva Geopolítica Internacional.

La investigación del objeto de estudio está relacionada, de manera directa e indirecta, con los ejes del Plan Nacional Simón Bolívar,  la manera directa con los dos primeros ejes, de los siete que lo componen, y de la manera indirecta será con los cinco ejes restantes. Dependiendo de la perfecta ejecución y cumplimiento de estos dos primeros ejes, que constituyen la base fundamental del desarrollo de nuestra sociedad, los demás lineamientos tendrán lugar a su ejecución sin menos contratiempos, ni derroches. A continuación se definirá la relación directa existente entre el objeto de estudio y las líneas de plan nacional:

I. LA NUEVA ÉTICA SOCIALISTA.- refiriéndose ésta, a la necesidad de refundar los valores dentro de la sociedad, fusionándolos y dando pie a la inculcación familiar y educativa de las raíces del comportamiento humano y pensamiento socialista.

Es evidente que toda acción, de cualquier tipo, debe ser realizada siguiendo patrones o conductas adquiridas, bien sea de la familia, o que la impartan en los sistemas educativos. Dichas conductas, definida como valores y principios, generan mayor claridad de pensamiento y, el respeto moral hacia el prójimo. Los patrones conductuales, dentro de cualquier ámbito, deben ser respetados y acatados, para la perfecta armonía de la comunidad. La misma se estructura en diversos sistemas y subsistemas sociales, integrados estos por organizaciones o entidades públicas y privadas, que bajo su funcionalidad, jerarquizan el mayor conglomerado de estructuras sociales. Formando parte de la productividad y finalidad de las mismas, como recursos humanos, siendo en ellos donde recae la responsabilidad de la ejecución de los procesos, para la culminación de los productos o servicios. Esto va  a depender de la razón social de la organización. En el caso del Ministerio del Poder Popular para las Relaciones Interiores y Justicia, lugar objeto de estudio, se observa esta misma premisa. La prestación de servicios a la comunidad, para defender los derechos sociales de seguridad ciudadana, entre otras funciones, pero, sin una estructura administrativa formal, como organización o ente del estado, que respete los principios emanados por la norma jurídica e institucional, como lo son: la responsabilidad, la celeridad de los procesos, la honestidad, la rendición de cuentas, la imparcialidad, la accesibilidad, etc. No tendría los resultados esperados, los cuales son; la perfecta funcionalidad de sus procesos y la canalización de los servicios prestados. Sin embargo, no se da de esa manera; se observan disfunciones, y deficiencias en los procesos, por incumplimiento y apego a los valores y principios sociales, una persona, que conforme una organización, con principios y moral bien definidos, no permite que las cosas se desarrollen de forma errada, o carezca de algún paso, sin importar su grado de importancia dentro del proceso. Su deber es informar a los superiores encargados de la gerencia; que no se están cumpliendo a cabalidad los resultados, o que hacen falta herramientas procedimentales importantes dentro de los departamentos. De modo que permita prevenir las futuras debilidades que pudieran sufrir por simple desidia e irresponsabilidad individual y colectiva, es decir, que es compartida.

La ejecución de las funciones, bajo principios y valores fundamentales, crea seguridad a los empleados y la comunidad atendida, por ser parámetros generalizados de conducta social, y que deben ser respetados como piedra fundamental de cada ciudadano. Evitando las desviaciones, y mal empleo de los recursos; alcanzando el siguiente eje del Plan Nacional:

II. LA SUPREMA FELICIDAD SOCIAL.- define un compendio de condiciones que afectan, de manera directa, equilibrada y organizada el estado supremo de felicidad en los ciudadanos, es la superación de las adversidades y desigualdades de clases, que presenta nuestra sociedad. Así como la transformación del los modos de producción y distribución de bienes y servicios, para una mayor inclusión social dentro de las comunidades.

Este eje refleja como debe ser el ciudadano que merece y que necesita nuestro país, uno que no ensucie sus ciudades, ni áreas naturales, que respete los derechos colectivos de sus hermanos, que intente transformar el estado de ceguera en el cual vivimos, donde la tolerancia entre partidos  políticos y clases sociales no existe, donde no nos damos cuenta de que lo importante no es alcanzar el poder para dirigir, sino alcanzar el pode de transformar, nuestra cultura consumista, derrochadora, destructora de los espacios naturales, donde preferimos dejar de ayudar a quien lo necesita, por sus condiciones o preferencias políticas, o su nivel educativo, o económico.

En el caso del área de estudio, llámese este, el Ministerio del Poder Popular Para las Relaciones Interiores y Justicia, existe una inclinación muy dispareja hacia la meta de la felicidad social, dentro del mismo, ya que muchos tiene la intención de ayudar y de tratar de ejecutar y realizar como deben ser los procesos, y prestar el servicio de manera optima y eficaz, pero con la carencia de herramientas administrativas, refiriéndonos con esto, a los manuales de normas y procedimientos dentro de los departamentos, también los que describen los cargos varios de los funcionarios y personal, las actualizaciones de las bases de datos, la funcionalidad eficaz de los sistemas operativos, etc. No se llega a la meta común. Entonces, es reconocible la intención del recurso humano, para la transformación, quizás un 80%, dentro de las cual debe existir un factor muy importante y común, la decisión de cumplir con la meta social. Pero el otro 20% restante, se compone por deficiencias y necesidades administrativas. Que si bien, no afectan directamente el desarrollo de las funciones, para prestar el servicio, es una debilidad interna potencial, que afecta gradualmente la estructura organizativa del ente, causando problemas comunicacionales, operacionales y hasta jurídicos, por no cumplir con normas establecidas en las leyes, que establecen los lineamientos que definen que toda organización, debe poseer las herramientas administrativas necesarias que apoyen al cumplimiento de las funciones, y a su vez la prestación de servicios.

La administración pública debe ejercer sus funciones bajo los principios emanados por las normas jurídicas, al igual que deben seguir los parámetros institucionales apegados a su visión y misión como entidad pública. Prestando el servicio de manera eficaz y eficiente, con celeridad, y accesibilidad, de modo que tanto los procesos internos, como los externos, sean óptimos. Y estén por encima de la competencia capitalista.